HANDIGE TIPS & TOOLS VOOR JE BEDRIJF ALS JE MEDEWERKERS THUISWERKEN

Hoe houd je je bedrijf operationeel als je personeel thuis werkt? Je moet je zo snel mogelijk aanpassen en het tegelijk een langere tijd kunnen volhouden. Zo doen we dat bij Li Moon.

Normaal beginnen we de dag altijd met een plenaire bespreking aan ons scrumbord. Hier bespreken we de projecten van de dag, wie samenwerken en welke problemen we tegen kunnen komen.
Nu we met z’n allen thuiswerken, doen we onze bordsessies via Meet. Drie keer per dag komen we met het hele team online bijeen om de voortgang te bespreken en of iemand op een project moet bijspringen. Cloud-oplossingen maken dat iedereen thuis de werkzaamheden net zo kan verrichten als op kantoor. Zelfs de vaste telefoonlijn nemen we met een app thuis op. Op die manier houden we optimaal contact en werken we efficiënt aan lopende projecten.

*Samenwerken: onze bordsessie voor de Corona-crisis*

*Samenwerken: kwaliteitsmanager Audrey coördineert de bordsessies tijdens de Corona-crisis*

ONZE TOP-5 SAMENWERK-TOOLS

Dit zijn de tools die wij gebruiken om vanuit onze thuiswerkplek samen te werken.

G-SUITE 
Samenwerken begint met een goede cloud-oplossing. Wij kozen voor G-Suite. Mailen met Gmail, videobellen met Meet, je bestanden delen via Drive. Hartstikke handig, maar je kunt natuurlijk ook voor Microsoft-tegenhanger Teams kiezen.

BASECAMP
Sinds 2012 gebruiken we Basecamp als ons vaste communicatieplatform met klanten. Simpel en gebruiksvriendelijk. Alle teamleden lezen per project gemakkelijk alle communicatie terug en geen bericht blijft meer in mailboxen hangen. Anno 2020 zijn er talloze platformen met veel meer mogelijkheden, maar good old Basecamp volstaat voor ons nog steeds.

SIMPLICATE
Sinds afgelopen jaar werken we met Simplicate, een alles-in-1-SaaS-oplossing voor projectmanagement. In Simplicate regelen we de achterkant van onze processen: projectrendement, urenregistratie, taken, workflows, facturatie. Overzichtelijk en intuïtief.

3CX
Je VOIP-centrale in de cloud. Met app van 3CX zijn we mobiel bereikbaar alsof we intern bellen. En alle thuiswerkers nemen eenvoudig het vaste kantoornummer op om bellers naar de juiste collega door te verbinden.

WHAT’S APP
De vaste koffie- en lunchpraat gaat nu via de Li Moon What’s App-groep. Zo houden we ‘t gezellig.

Duidelijke communicatie is van levensbelang voor je bedrijf. Hoe houd je iedereen ‘op afstand’ geïnformeerd? Vijf must-do’s als het gaat om samenwerken vanuit huis voor werkgevers en werknemers.

1. WERK VERSCHILLENDE SCENARIO’S UIT

Grote kans dat je hier al mee bezig bent geweest, maar duidelijke communicatie is van levensbelang voor je bedrijf. Laat op al je kanalen van je horen dat je als bedrijf doorgaat of op een aangepaste manier te werk gaat. Gaan projecten niet meer door? Laat direct weten waar je klant of personeel recht op heeft. In deze periode kun je niet achter de feiten aanlopen. Werk verschillende scenario’s uit, zodat je het antwoord al paraat hebt voordat de vraag ontstaat.

2. BLIJF ELKAAR ONLINE ONTMOETEN

“Iedereen die thuis kan werken, moet thuiswerken.” Zo zijn de richtlijnen vanuit het RIVM en daar houden we ons aan. Neem als werkgever je verantwoordelijkheid en stuur iedereen die de werkzaamheden thuis kan doen naar huis. Je kunt prima overleggen of vergaderen via Meet of Teams. Die mogelijkheden zijn vrijwel onbeperkt. Belangrijk bij online-meetings:

Zorg voor een representatieve uitstraling. Probeer geen rommelige achtergrond in beeld te brengen. Dit zorgt voor onnodige afleiding en is niet professioneel.
Zorg voor goede audio. Als je interne microfoon van je laptop of computer niet goed genoeg is, gebruik dan een headset of oortjes. Dit verminderd ook storend geluid vanuit de achtergrond.
Probeer zoveel mogelijk in de lens te kijken. Het is heel verleidelijk om naar jezelf of de klant te kijken wanneer je praat, maar je klant heeft dan op dat moment geen oogcontact met je. Als je praat, kijk je in de lens.

3. DWING JEZELF OM OUT OF THE BOX TE DENKEN

De kans is groot dat veel projecten of opdrachten nu anders lopen dan gepland. Veel projecten worden uitgesteld of worden misschien gecanceld. Om ervoor te zorgen dat de schoorsteen toch blijft roken, ben je genoodzaakt om out of the box te denken. Op welke manier kan je toch je doelgroep bereiken of campagnes door laten gaan? Dit vergt veel creativiteit en inzet op al je kanalen, maar kan net de redding bieden voor je bedrijf. Probeer als bedrijf de bedreiging om te zetten naar een kans.

4. ZORG VOOR EEN DUIDELIJKE STRUCTUUR

Als veel van je werknemers thuiswerken is het lastig om bij te houden wat er precies gedaan wordt. Je kan tenslotte niet meer zomaar langs lopen om te vragen hoe het gaat en continu bellen kan opdringerig overkomen. Spreek met je personeel hier een goede balans voor af. Dit kan bijvoorbeeld zijn dat je met je team drie keer verspreid op de dag een video-meeting in te plannen om te inventariseren of mensen ergens tegenaan lopen. Bovendien zorgen dergelijke meetings voor sociale interactie en structuur.

5. BLIJF POSITIEF

En at last but not least, blijf met z’n allen positiviteit uitstralen. Dit is een hele moeilijke tijd die voor veel ondernemingen een beproeving zal zijn. Maar alleen door de schouders eronder te zetten en het samen te doen heb je een kans er genadig vanaf te komen. Blijf je team motiveren en bedenk samen met je personeel initiatieven om elkaar er doorheen te loodsen. Of je nu met je personeel een VrijMiBo als videomeeting organiseert of dat je elkaar met een Stay at home challenge uitdaagt: alleen door het dragelijk te maken kan je van deze sprint een marathon maken.

Heb jij als bedrijf hulp nodig met creatieve oplossingen of merkpositionering binnen deze crisis? Twijfel niet en stel aan ons je vraag.
Wij denken graag met je mee.