Een jaarverslag bestaat in principe vooral uit een toelichting op bepaalde cijfers, keuzes en trends binnen je bedrijf. Zeker in bepaalde branches is het van belang dat – in ieder geval delen van – het jaarverslag gelezen wordt, maar hoe krijg je je stakeholders zover? En hoe zorg je dat belangrijke informatie goed overkomt? Gelukkig heb daar daar verschillende manieren voor.
Als je een middelgrote of grote onderneming runt, moet je jaarlijks een jaarverslag maken en delen met zowel je stakeholders, klanten en collega’s of personeel. Ondanks dat dit een terugkerend nummertje is, betekent het niet dat je het niet leuk kan maken voor jezelf en voor de lezer.
Je hebt de inhoud zelf onder controle, dus het is echt niet raar als je er een creatieve draai aan geeft en het verslag inzet als promotiemiddel.
In het jaarverslag geef je als het ware toelichting op je balans en de winst- en verliesrekening. Ook ga je in op de werkmethoden, marketingstrategieën, successen en doelstellingen van het bedrijf.
Je kan het, het beste zien als een uiteenzetting van alle werkzaamheden en gebeurtenissen, waarmee je richting je stakeholders, klanten en personeel verantwoording aflegt.
Je gaat aan de slag met je jaarverslag. Zeker als je wilt voorkomen dat het een droog pak papier wordt, is het slim om een plan van aanpak te maken. Wat is het doel van je jaarverslag bijvoorbeeld en wie gaat het lezen? En misschien betrek je andere afdelingen bij de productie, wie schrijft dan welk gedeelte?
Heb je UX designers en content- en CRM marketeers nodig voor de opmaak, invulling en verspreiding van het verslag? Betrek hen er dan op tijd bij. En vergeet vooral niet voor alle partijen direct de deadline vast te leggen. Zo weet je zeker dat iedereen op tijd klaar is om het jaarverslag samen te voegen en op te sturen.
Je wilt het jaarverslag aantrekkelijk vormgeven, om te voorkomen dat de ontvangers het direct naast zich neerleggen. Creativiteit mag hierbij uiteraard, maar zorg dat het niet uit de hand loopt.
Je hebt uiteindelijk een bepaalde boodschap te verkondigen, zorg dat het uiterlijk van het verslag hierbij aansluit. Is het een wat minder jaar geweest? Dan sluit een vrolijke, speelse vormgeving daar niet echt bij aan.
Als je het jaarverslag publiceert, is het misschien voor bepaalde stakeholders extra van belang dat ze bepaalde onderdelen lezen. Terwijl de stakeholder zelf juist geen zin heeft om het hele verslag door te bladeren. Probeer daarom informatie die echt belangrijk is meer uit te lichten.
Vat dit bijvoorbeeld samen in een animatie, of voeg de informatie in bulletpoints toe in de e-mail voor de betreffende stakeholders. Zo voorkom je dat de echt belangrijke informatie over het hoofd wordt gezien.
Weet je nog niet goed hoe jij je jaarverslag aantrekkelijk maakt voor de lezers? Uiteraard heeft Li moon wat tips voor je.
Laat de directeur of leidinggevende eens een persoonlijk verhaal schrijven, in plaats van een zakelijke kijk op het jaar. Probeer hier ook een informele foto bij te plaatsen, bijvoorbeeld thuis of buiten. Een beetje persoonlijkheid is een stuk leuker om te lezen en begin je het verslag direct goed.
Verstuur je altijd een papieren jaarverslag? Ga dit jaar dan eens voor een digitale versie. Sowieso bespaar je hiermee op printkosten en het is makkelijker om bijvoorbeeld video of zelfs animatie te gebruiken.
Toon je data niet in saaie overzichten en grafieken, maar koppel er een verhaal aan. Dat vinden lezers waarschijnlijk een stuk leuker op te lezen en het blijft beter hangen dan kale cijfers. Probeer hier medewerkers uit alle lagen van het bedrijf te betrekken en niet bijvoorbeeld enkel het MT.
Veel cijfers om te presenteren? Presenteer ze dan zo aantrekkelijk mogelijk, zodat ze beter gelezen én onthouden worden. Maak bijvoorbeeld gebruik van een infographic. Hiermee maak je complexe cijfers direct een stuk begrijpelijker.
Vaak zijn externe doelgroepen als aandeelhouders, investeerders, pers en politiek de belangrijkste doelgroep waar jaarverslagen voor wordt gemaakt. Een jaarverslag voor werknemers en flexibele krachten vergroot de betrokkenheid, motivatie en kennis van deze belangrijke doelgroep. Zij maken tenslotte het verschil.
Grote organisaties kennen een brede diversiteit aan stakeholders. Wil je dat de informatie ook echt bij de ontvanger komt? Verdiep je dan in het lees- en kijkgedrag van de doelgroep. De mogelijkheden zijn eindeloos.
Van infographics en uitleganimaties en strategie-video’s, een online-magazine of ondersteun de publicatie met keynote presentaties. Zo communiceer je de boodschap veel krachtiger.
Het jaarverslag van jouw onderneming kan wel een upgrade gebruiken, maar je weet niet goed waar te beginnen. Li Moon helpt je graag! Vraag direct een gratis en vrijblijvend adviesgesprek aan, zodat je direct weet wat Li Moon voor jou kan betekenen.
Mail ons!
Op zoek naar een creatieve oplossing voor jouw communicatievraagstuk?
Wil je informatie over de middelen die we voor je kunnen inzetten?
Maak een afspraak voor een vrijblijvend voorstel. Vul het antwoordformulier in
dan nemen we binnen twee werkdagen contact met je op. Liever bellen? 023 534 34 30. Tot snel!
